一、ACCESS外部数据的使用

何时使用导入或联接

在Access中，可以很方便地从外部数据库中获取数据，这些数据库包括现在所有的各种主流数据库，像Dbase、Sybase、Oracle、Foxpro等。这样你就不用去一个一个地重新输入原来的数据了。在Access中，可以用“获取外部数据”命令来获取外部数据库的数据，这个命令包括两种方式“导入”和“链接表”。对于不同的外部数据库可以用不同的获取方式。而且在Access中，不光可以获取外部数据，还可以导出别的数据库，就是将用Access建立的数据库保存为别的数据库形式，像FOXPRO，DBASE数据库等。

单击“文件”菜单中的“获取外部数据”项，弹出一个子菜单，上面有“导入”和“链接表”两个选项。我们单击其中的一个选项就可以实现导入或联接一个外部的数据库。虽然这两个命令的功用都是打开外部的一个数据库，并从中获取需要的数据，但在使用上，还是有差别的。

在我们使用“导入”这个方法来获取外部数据时需要注意几个条件。一、需要我们打开的数据库文件相对来说比较小，而且不会被其他数据库应用程序的用户频繁更改。二、不需要与其他数据库应用程序的用户共享数据。三、你正在替换以前的数据库应用程序，而且不再需要以前的数据格式。四、在使用其他数据库中的数据时，需要佳性能。

使用“链接表”方法来获取外部数据时也需要注意几个条件：一、需要打开的文件比较大，甚至比本地Access数据库的大容量（1GB）还要大。二、这个文件经常被其他数据库应用程序的用户更改。三、必须在网络上与其他数据库应用程序的用户共享这个文件。四、需要把应用程序分布到几个单独的用户那里，而且，你可能要不断更新开发的应用程序接口，将“应用程序”与数据分开可以更容易地更新应用程序，而不会干扰用户积累的数据。

这就是为什么要在“获取外部数据”这个过程当中设置两种方法。如果要用的数据库并不大，但每天都可能要修改，而且由几个人来修改不同的部分，对于这种情况，重要的是每天都有新的数据要处理，而单纯的将表导入进来，由于在Access中开发新的系统需要一定的时间，在这段时间内就有可能有新的数据输入进来。开始导入的数据就有很多可能已经更新了。所以这时使用“链接表”就不会出现这种问题，干扰到别的用户积累的数据。当然在Access中执行现在这台机器上的数据库文件是快的，使用链接常常会因为很多原因使你的工作变得很慢，这点是你必须考虑的。

如何联接外部数据

我们先来打开一个Access数据库，

单击“文件”菜单上的“获取外部数据”项，并单击其子菜单上的‘链接表’命令。现在弹出一个对话框，很像Access中打开一个文件的对话框。

我们现在导入一个DBASE数据库文件。先将鼠标移动到“文件类型”下拉框上，单击鼠标左键，弹出一个下拉列表。

这些文件类型链接的方法基本上是一样的，你只要选中相应的数据库类型，并且选中需要的数据库文件，就可以完成链接工作。

例如，现在我要将DBASE 5数据库文件“用户数据库.dbf”中的表链接到Access中来，只要先在文件类型下拉框中选中“DBASE 5”，然后在“查找范围”下拉框中选中这个文件的所在目录，选择“用户数据库.DBF”项，双击，

很快在屏幕上就会弹出一个提示框，告诉我们这次链接*作已经成功，单击“确定”按钮。

我们又回到“链接”对话框上了，将这个导入对话框关闭，现在会发现在数据库窗口的表对象中“已有的对象列表”中已经有了一个名字为“用户数据库”的表了。

打开这个表看看，表中的数据和原来DBASE 5数据表中的数据是一致的。这样就能很方便地将原来的系统更新，不必担心数据转化的问题了。

导入一个数据库文件

刚才我们已经知道如何使用“链接表”的方法来获得DBASE上的数据，现在讲讲怎样“导入”外部数据的方法。

打开一个Access数据库，单击“文件”菜单中的“获取外部数据”项，选择“导入”命令。

我们先将鼠标移动到“文件类型”的下拉框上，单击鼠标左键，弹出下拉列表框里面列出了多种数据库文件类型。

现在要将PARADOX数据库文件“库存.db”导入到Access中来，只要先在“文件类型”下拉框中选中“Paradox”，然后在“查找范围”下拉框中选中这个文件的所在目录，选择“库存.db”文件，并单击“导入”按钮。

Access提示我们刚才导入PARADOX文件已经成功了。关闭导入对话框，会发现在数据库窗口的表对象中“已有的对象列表”中已经有了一个名字为“用户数据库”的表了。

双击“库存”这一项，打开这个表看看，我们发现原来“导入”和“链接表”来获取外部数据的方法基本一样的。

如何导出数据

刚才我们讲了两种获取外部数据的方式，而我们有时也需要将Access生成的数据库中的数据导出，成为其他类型数据库文件中的数据，以便别人使用，所以Access也设置了一种导出功能。它和导入功能正好相反。Access中凡是能导入的数据库文件格式，在导出数据库中的数据时也都是在导出时文件的一种选择类型。

如果我们要将表“书目”导出成一个DBASE 5中的表，可以先在“已有表列表”中选择这个表，

然后单击“文件”菜单上的“导出”命令，先在导出的“保存类型”下拉框中选中DBASE 5，

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然后选择要保存的位置，输入要保存的文件名，

之后单击“保存”按钮就可以了。这样一个新的DBASE 5文件已经生成了。

现在的这个文件已经是一个独立的DBASE 5文件了。你可以随时使用别的软件调用这个新的DBASE 5文件了。

如何导入一个SYBASE数据库中的表

在Access中，要想导入一个SYBASE数据库中的表，并不能像导入DBASE表那么容易，这时会用到ODBC DATABASE，实际上在我们导入DBASE数据表的时候也用到了ODBC，但是因为Access直接就带有DBASE的ODBC驱动程序，所以我们可以很方便地将这些数据表导入、链接或导出。而对于像SYBASE这样的数据库，Access中并不带它的ODBC驱动程序。所以先要在WINDOWS的ODBC管理器中先添加SYBASE的ODBC驱动程序。如果WINDOWS的ODBC中已经有了SYBASE的驱动，只要像导入DBASE数据表那样，先在弹出的对话框中的“文件类型”下拉框中选择Odbc datebase，这时就会弹出一个“选定数据源”对话框，

单击“机器数据源”选项卡，选中“Powersoft demo db V6”项，然后再单击“确定”按钮。并在导入对象列表中选择需要导入的Sybase表就可以了。

在科研中，常常用文本文件来保存程序的计算结果，当计算完成以后，所有的计算结果都会按照一定的顺序进行存储，但这样保存的数据在进行数据的再处理时非常不方便，如果能将这些数据输入相应的Access数据库中就能很方便地对他们进行统计计算，分类和绘制图表了。为了实现这个目的，Access就提供了导入这样的文本文件的能力。

例如现在要导入文本文件“data1.txt”，那就先单击“文件”菜单上的“导入”命令，选择“文本文件”类型，找到文本文件“data1.txt”，

什么是ODBC

虽然很多数据库中都用SQL语言，而且SQL语言也有标准，但是大多数的软件公司在使用这种语言来处理其产品的特殊功能时，都有一些变化或者有所发展，还有，在标准建立以前，就已经发展了几个产品，所以生产这些产品的公司都发明了自己的SQL语法，这种语法与正式标准不同。

为了解决这个问题，在几年前，由三十多家著名的软硬件公司组成了一个组织，这个组织的目的是定义执行SQL的共同基础，以使其成员的产品都可以使用它来彼处交流数据，后来微软公司宣布了针对Windows*作系统设计的那个产品，就是使用这个接口来访问SQL数据库的的产品，并将这个产品正式称为开放数据库连接性标准，即ODBC，接着十多个数据库和应用软件供应商开始在他们的产品中提供ODBC支持。这样就使得在今天的Access中可以方便的从别的支持ODBC的数据库中获取数据。

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二、数据库与数据仓库的区别

数据库是面向事务的设计，数据仓库是面向主题设计的。数据库一般存储**交易数据，数据仓库存储的一般是历史数据。

“与时间相关”：数据库保存信息的时候，并不强调一定有时间信息。数据仓库则不同，出于决策的需要，数据仓库中的数据都要标明时间属性。决策中，时间属性很重要。同样都是累计购买过九车产品的顾客，一位是近三个月购买九车，一位是近一年从未买过，这对于决策者意义是不同的。

“不可修改”：数据仓库中的数据并不是新的，而是来源于其它数据源。数据仓库反映的是历史信息，并不是很多数据库处理的那种日常事务数据（有的数据库例如电信计费数据库甚至处理实时信息）。因此，数据仓库中的数据是极少或根本不修改的；当然，向数据仓库添加数据是允许的。

数据仓库的出现，并不是要取代数据库。数据仓库，是在数据库已经大量存在的情况下，为了进一步挖掘数据资源、为了决策需要而产生的，它决不是所谓的“大型数据库”。

目前，大部分数据仓库还是用关系数据库管理系统来管理的。可以说，数据库、数据仓库相辅相成、各有千秋。

三、数据库.数据库管理系统.数据库系统三者之间的关系是

数据库系统DBS（Data Base System）包含数据库DB（Data Base）和数据库管理系统DBMS（Database Management System）。

拓展资料

数据库系统：

数据库系统是为适应数据处理的需要而发展起来的一种较为理想的数据处理系统，也是一个为实际可运行的存储、维护和应用系统提供数据的软件系统，是存储介质、处理对象和管理系统的**体。

数据库系统必须满足以下几个要求：

①能够保证数据的独立性。数据和程序相互独立有利于加快软件开发速度，节省开发费用。

②冗余数据少，数据共享程度高。

③系统的用户接口简单，用户容易掌握，使用方便。

④能够确保系统运行可靠，出现故障时能迅速排除；能够保护数据不受非受权者访问或破坏；能够防止错误数据的产生，一旦产生也能及时发现。

⑤有重新组织数据的能力，能改变数据的存储结构或数据存储位置，以适应用户*作特性的变化，改善由于频繁插入、删除*作造成的数据组织零*和时空性能变坏的状况。

⑥具有可修改性和可扩充性。

⑦能够充分描述数据间的内在联系。

常见的数据库系统：

MySQL

MySQL是一个快速的、多线程、多用户和健壮的SQL数据库服务器。MySQL服务器支持关键任务、重负载生产系统的使用，也可以将它嵌入到一个大配置(mass- deployed)的软件中去。

SQL Server

SQL Server提供了众多的Web和电子商务功能，如对XML和Internet标准的丰富支持，通过Web对数据进行轻松安全的访问，具有强大的、灵活的、基于Web的和安全的应用程序管理等。

Oracle

Oracle产品系列齐全，几乎囊括所有应用领域，大型，完善，安全，可以支持多个实例同时运行，功能强。能在所有主流平台上运行。完全支持所有的工业标准。采用完全开放策略。可以使客户选择适合的解决方案。对开发商全力支持。

数据库：

数据库(Database)是按照数据结构来组织、存储和管理数据的仓库，它产生于距今六十多年前，随着信息技术和市场的发展，特别是二十世纪九十年代以后，数据管理不再仅仅是存储和管理数据，而转变成用户所需要的各种数据管理的方式。数据库有很多种类型，从简单的存储有各种数据的表格到能够进行海量数据存储的大型数据库系统都在各个方面得到了广泛的应用。

数据库的特点：

⑴实现数据共享

数据共享包含所有用户可同时存取数据库中的数据，也包括用户可以用各种方式通过接口使用数据库，并提供数据共享。

⑵减少数据的冗余度

同文件系统相比，由于数据库实现了数据共享，从而避免了用户各自建立应用文件。减少了大量重复数据，减少了数据冗余，维护了数据的一致性。

⑶数据的独立性

数据的独立性包括逻辑独立性（数据库中数据库的逻辑结构和应用程序相互独立）和物理独立性（数据物理结构的变化不影响数据的逻辑结构）。

⑷数据实现集中控制

文件管理方式中，数据处于一种分散的状态，不同的用户或同一用户在不同处理中其文件之间毫无关系。利用数据库可对数据进行集中控制和管理，并通过数据模型表示各种数据的组织以及数据间的联系。

⑸数据一致性和可维护性，以确保数据的安全性和可靠性

主要包括：①安全性控制：以防止数据丢失、错误更新和越权使用；②完整性控制：保证数据的正确性、有效性和相容性；③并发控制：使在同一时间周期内，允许对数据实现多路存取，又能防止用户之间的不正常交互作用。

⑹故障恢复

由数据库管理系统提供一套方法，可及时发现故障和修复故障，从而防止数据被破坏。数据库系统能尽快恢复数据库系统运行时出现的故障，可能是物理上或是逻辑上的错误。比如对系统的误*作造成的数据错误等。

数据库的种类：

数据库通常分为层次式数据库、网络式数据库和关系式数据库三种。而不同的数据库是按不同的数据结构来联系和组织的。

数据库管理系统：

数据库管理系统(Database Management System)是一种*纵和管理数据库的大型软件，用于建立、使用和维护数据库，简称DBMS。它对数据库进行统一的管理和控制，以保证数据库的安全性和完整性。用户通过DBMS访问数据库中的数据，数据库管理员也通过dbms进行数据库的维护工作。它可使多个应用程序和用户用不同的方法在同时或不同时刻去建立，修改和询问数据库。大部分DBMS提供数据定义语言DDL（Data Definition Language）和数据*作语言DML（Data Manipulation Language），供用户定义数据库的模式结构与权限约束，实现对数据的追加、删除等*作。

主要功能：

1.数据定义：DBMS提供数据定义语言DDL（Data Definition Language），供用户定义数据库的三级模式结构、两级映像以及完整性约束和保密限制等约束。DDL主要用于建立、修改数据库的库结构。DDL所描述的库结构仅仅给出了数据库的框架，数据库的框架信息被存放在数据字典（Data Dictionary）中。

2.数据*作：DBMS提供数据*作语言DML（Data Manipulation Language），供用户实现对数据的追加、删除、更新、查询等*作。

3.数据库的运行管理：数据库的运行管理功能是DBMS的运行控制、管理功能，包括多用户环境下的并发控制、安全性检查和存取限制控制、完整性检查和执行、运行日志的组织管理、事务的管理和自动恢复，即保证事务的原子性。这些功能保证了数据库系统的正常运行。

4.数据组织、存储与管理：DBMS要分类组织、存储和管理各种数据，包括数据字典、用户数据、存取路径等，需确定以何种文件结构和存取方式在存储级上组织这些数据，如何实现数据之间的联系。数据组织和存储的基本目标是提高存储空间利用率，选择合适的存取方法提高存取效率。

5.数据库的保护：数据库中的数据是信息社会的战略资源，所以数据的保护至关重要。DBMS对数据库的保护通过4个方面来实现：数据库的恢复、数据库的并发控制、数据库的完整性控制、数据库安全性控制。DBMS的其他保护功能还有系统缓冲区的管理以及数据存储的某些自适应调节机制等。

6.数据库的维护：这一部分包括数据库的数据载入、转换、转储、数据库的重组合重构以及性能监控等功能，这些功能分别由各个使用程序来完成。

7.通信：DBMS具有与*作系统的联机处理、分时系统及远程作业输入的相关接口，负责处理数据的传送。对网络环境下的数据库系统，还应该包括DBMS与网络中其他软件系统的通信功能以及数据库之间的互*作功能。

常见的数据库：

达梦数据库

SYBASE

DB2

ORACLE

MySQL

ACCESS

Visual Foxpro

MS SQL Server

Informix

PostgreSQL

参考链接：百度百科-数据库系统百度百科-数据库百度百科-数据库管理系统